Формирование дел

После того как составлена номенклатура дел, их формируют. При формировании дела необходимо группировать следующим образом:

а) оригиналы документов (в случае их отсутствия - засвидетельствованные в установленном порядке копии);

б) документы одного делопроизводственного года (за исключением личных, судебных, переходных дел. Личные дела формируются в течение всего времени работы лица в учреждении);

в) отдельно документы постоянного и временного сроков хранения.

После окончания делопроизводственного года или перед передачей дела в архивное подразделение учреждения документы должны быть разложены по отдельным делам согласно номенклатуре:

в одном деле документы постоянного, в другом - документы временного срока хранения;

включать в дело документы только по одному вопросу или группе родственных вопросов, составляющих единый тематический комплекс, вначале - инициативный документ, а затем остальные в логической последовательности;

если документы по своему содержанию и сроку хранения не могут быть сгруппированы в дела, предусмотренные номенклатурой, заводят новое дело с обязательным внесением его наименования и срока хранения в действующую номенклатуру дел;

документы, созданные посредством персонального компьютера, группируются в дела на общих основаниях;

дело не должно превышать 250 листов (толщиной 30 - 40 мм).

Приказы по основной деятельности; о приеме, переводе, увольнении, поощрении, совместительстве работников; о предоставлении отпусков; о наложении взыскания на работника, командировке работников, по административно-хозяйственным вопросам и т. п. группируют в различные дела.

Документы в личных делах группируют в хронологическом порядке по мере их поступления в следующей последовательности: внутренняя опись документов, включенных в дело; заявление о приеме на работу; направление или представление; личный листок учета кадров; автобиография, документы об образовании, выдержки из приказов о назначении, переводе, увольнении; дополнение к личному листку учета кадров; дополнение к личному листку о поощрении; справки и другие документы.