Оперативное хранение документов

Документы со времени создания (поступления) и до передачи их в архивное подразделение учреждения хранят по месту их формирования в делах.

Для повышения оперативности розыска документов дела размещают в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указывают индексы по номенклатуре. Дела должны храниться в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, в шкафах и столах, которые закрываются.

Дела во временное пользование посторонним учреждениям выдают по разрешению руководителя учреждения. Изъятие документа из дела постоянного срока хранения запрещено. В качестве исключения изъятие документа допускается по разрешению руководителя учреждения с обязательным оставлением в деле засвидетельствованной копии документа.