Сроки хранения документов

Перечень типовых документов, создающихся в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков их хранения является основным нормативным документом при определении сроков их хранения и отбора для включения в состав НАФ Украины или для уничтожения документов.

Перечень содержит документы, которые образуются при документировании однотипных управленческих функций, выполняющихся органами государственной власти, местного самоуправления и другими учреждениями, организациями и предприятиями (далее - организации) в процессе своей деятельности, а также документацию, которая вводится в результате производственной и научно-технической деятельности учреждений, организаций и предприятий.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 1998 году, начинается с 1 января 1999 года.

Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - "В", исчислять данный срок следует с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") на момент завершения дела. Длительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разнице 75 лет - "В", где "В" - возраст лица на момент завершения дела.

Отметка "Пока не истечет необходимость" означает, что документация имеет длительное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями.

Документация, не вошедшая в соответствующие разделы данного Перечня, но имеющая срок хранения "Постоянно" или отметку "ЭПК", по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов экспертизы ценности, включается в НАФ или уничтожается после практического использования.

Сроки хранения документов, определенные в данном Перечне, являются минимальными, их нельзя сокращать. Продление в организациях сроков хранения документов, предусмотренных данным Перечнем, допускается в случаях, если эта необходимость вызвана специфическими особенностями работы конкретной организации.