Порядок уничтожения бухгалтерских документов

I. Ведение деловой документации на предприятии
Номенклатура дел

Юридических лиц - субъектов предпринимательской деятельности украинское законодательство обязывает обеспечить сохранность документов, накопившихся за время их деятельности, до решения вопроса о возможности их отнесения в Национальный архивный фонд и сообщить одному из государственных архивных учреждений о своей номенклатуре дел

Составление номенклатуры дел - пожалуй, важнейший этап в ведении деловой документации на предприятии. Порядок работы с документами с момента их создания или поступления до отправления или передачи в архив предприятия регулирует Образцовая инструкция по делопроизводству, утвержденная постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97 г. №1153.

Согласно инструкции, номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в делопроизводстве учреждения, оформленный в соответствующем порядке с указанием сроков хранения дел.

Номенклатура дел является обязательным для каждого учреждения документом, который составляется для создания в учреждении единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого розыска документа по его содержанию и виду, отбора документов на государственное хранение в процессе делопроизводства.

В номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.

Различают три вида номенклатур дел: типовая (устанавливает типовой состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, с единой системой индексации и является нормативным актом), примерная (устанавливает примерный состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре, и носит рекомендательный характер) и индивидуальная (состоит из номенклатур дел отдельных структурных подразделений).

Номенклатуру дел структурного подразделения разрабатывает должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, с привлечением специалистов, подписывает руководитель структурного подразделения и обязательно согласовывают с руководителем архивного подразделения учреждения.

После заполнения документы группируют в дела, которым присваиваются наименования (заглавия), в сжатой обобщенной форме воспроизводящие состав и содержание документов в делах. Основной частью заглавия дела является изложение вопроса (предмет), по которому оно заводится.

Номенклатура дел структурного подразделения учреждения составляется в трех экземплярах, на каждом из которых обязательно заполняются грифы согласования с экспертной комиссией структурного подразделения и руководителем архивного подразделения (должностным лицом, ответственным за архивное подразделение учреждения):

первый экземпляр - неприкосновенный, хранится в структурном подразделении;

второй экземпляр - передается в канцелярию учреждения;

третий экземпляр - используется для формирования дел и поисков нужного документа.

Все дела, включенные в номенклатуру дел, должны иметь условное обозначение - индекс. Индекс дела структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения (по штатному расписанию или классификатору структурных подразделений) и порядкового номера в пределах подразделения.