• Архивная обработка документов
• Экспертиза ценности документов
• Номенклатура дел
• Опись документов и акт об уничтожении
• Уничтожение документов

Наши контакты

Киев

ст.м.Республиканский стадион,
ул. Красноармейская 66,
оф. 24.

(044)246-63-72 (044)585-51-50 (068)355-02-50

Харьков

cт,м.Университет
ул. Сумская 47 оф 14

(057) 7 000 861 (067) 12-17-779

413 221 737

Отправьте письмо на E-mail:

utec-company@mail.ru

Номенклатура дел

Предприятия и организации вне зависимости от формы собственности, в том числе юридических лиц - субъектов предпринимательской деятельности украинское законодательство обязывает обеспечить сохранность документов, накопившихся за время их деятельности, до решения вопроса о возможности их отнесения в Национальный архивный фонд и сообщить одному из государственных архивных учреждений о своей номенклатуре дел.

Составление номенклатуры дел - пожалуй, важнейший этап в ведении деловой документации на предприятии. Порядок работы с документами с момента их создания или поступления до отправления или передачи в архив предприятия регулирует Образцовая инструкция по делопроизводству, утвержденная постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97 г. №1153. Согласно инструкции, номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в делопроизводстве учреждения, оформленный в соответствующем порядке с указанием сроков хранения дел. Номенклатура дел является обязательным для каждого учреждения документом, который составляется для создания в учреждении единой системы формирования дел, обеспечения учета документов, быстрого розыска документа по его содержанию и виду, отбора документов на государственное хранение в процессе делопроизводства.

В номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п. Различают три вида номенклатур дел: типовая (устанавливает типовой состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, с единой системой индексации и является нормативным актом), примерная (устанавливает примерный состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре, и носит рекомендательный характер) и индивидуальная (состоит из номенклатур дел отдельных структурных подразделений). Номенклатуру дел структурного подразделения разрабатывает должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, с привлечением специалистов, подписывает руководитель структурного подразделения и обязательно согласовывают с руководителем архивного подразделения учреждения. После заполнения документы группируют в дела, которым присваиваются наименования (заглавия), в сжатой обобщенной форме воспроизводящие состав и содержание документов в делах. Основной частью заглавия дела является изложение вопроса (предмет), по которому оно заводится.

Номенклатура дел структурного подразделения учреждения составляется в трех экземплярах, на каждом из которых обязательно заполняются грифы согласования с экспертной комиссией структурного подразделения и руководителем архивного подразделения (должностным лицом, ответственным за архивное подразделение учреждения). Первый экземпляр - неприкосновенный, хранится в структурном подразделении; второй экземпляр - передается в канцелярию учреждения; третий экземпляр - используется для формирования дел и поисков нужного документа. Все дела, включенные в номенклатуру дел, должны иметь условное обозначение - индекс. Индекс дела структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения (по штатному расписанию или классификатору структурных подразделений) и порядкового номера в пределах подразделения. Номенклатуры дел структурных подразделений после их рассмотрения и анализа сводятся канцелярией в единую (сводную) номенклатуру дел учреждения. При составлении сводной номенклатуры дел может использоваться структурный (если имеется четко установленная в учреждении структура) или функциональный (по направлениям деятельности) принцип ее внутреннего построения. Сводную номенклатуру дел учреждения после окончательной доработки согласовывают с экспертной комиссией учреждения и экспертно-проверяющей комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива, после чего ее утверждает руководитель учреждения.

В конце делопроизводственного года номенклатуру дел учреждения обязательно закрывают итоговой записью. Итоговую запись скрепляет своей подписью руководитель делопроизводственной службы. О наличии заведенных за год дел сообщают архивному подразделению учреждения. Сводную номенклатуру дел составляют в 4-х экземплярах, на каждом из которых должен быть заполнен гриф согласования с архивными учреждениями. Первый экземпляр хранится в деле в канцелярии, второй - передается в архивное подразделение, третий - направляется в соответствующее государственное архивное учреждение, с которым согласовывались экземпляры номенклатуры дел, четвертый - распределяется по разделам между соответствующими структурными подразделениями для практической работы.

Мы станем Вашим надежным помощником.

Сотрудники Архивной службы ООО Компании ЮТЭК